計畫撰寫

不管你是要寫補助案、標案，理解補助簡章或標案規定後，先看看有沒有提供「計畫格式」。若有提供，便依照要求撰寫；若沒有提供，就需要自行規劃章節與版面。許多標案不一定會附上完整的計畫書格式，因此也要自己整理出適合閱讀的內容架構。

很多人一聽到「計畫撰寫」，首先想到的是文筆好不好、字數夠不夠，或者怎麼把一件事情寫得很厲害。但計畫書其實不是作文。

一份好的計畫，真正要做的事情是：

把一件還沒有發生的事情，寫到讓另一個沒有參與過的人，也能理解你為什麼要做、準備怎麼做，以及憑什麼相信你做得到。

所以計畫書最基本的工作，不是「寫漂亮」，而是把事情說清楚。

一、計畫書在回答什麼？

不論每個補助或標案使用的格式怎麼不同，大多逃不開幾個問題：

核心問題	需要交代的事情
為什麼要做 WHY	現在遇到什麼問題？為什麼值得投入資源？
想做到什麼 WHAT	計畫執行完，希望產生什麼改變？
準備怎麼做 HOW	有哪些工作項目？用什麼方法執行？
誰來做 WHO	團隊具備什麼經驗？彼此如何分工？
什麼時候做 WHEN	工作之間如何安排？哪些事情有先後關係？
要花多少錢？	每一筆經費和工作內容之間有沒有合理的關係？
最後會留下什麼？	怎麼知道事情做完了？又怎麼知道真的產生效果？

一份計畫書，其實就是把這些問題一個一個回答完。

地方工作還有一個很常見的陷阱。我們在一個地方待久了，很容易覺得某些事情「大家都知道」：這間學校很重要、這個聚落一直在衰退、青年都離開了、居民其實很需要這件事情──但評審不一定住在這裡。

因此，計畫書不能只寫自己的感受，也要盡可能讓沒有這些地方經驗的人，理解問題的脈絡與你所提出的判斷。

二、計畫撰寫與格式

計畫格式的重點，是布局整份計畫書的內容，讓審查委員能夠輕易理解。很常發生的情況是，單位的計畫內容明明不錯，但格式亂糟糟、每個頁面都不好閱讀，結果再好的內容，也因為讀起來太吃力而無法完整呈現。

標題順序

各家有各家的計畫書格式。以我們協會的習慣來說，通常使用以下五個標題層級：

通常五個層級已經相當足夠；如果還不夠，反而可以先想想，是不是分出了太多不必要的小節。過度分層也會讓目錄變得複雜。

章節順序

以下是我們習慣使用的架構。這不是所有補助案、標案唯一的格式；如果徵件文件有規定章節或頁數，仍應優先遵守它的要求。

順序	章節	最重要的事情
壹、	前言	動機或概述、執行策略
貳、	計畫內容	依策略規劃實際的工作項目
參、	計畫經費表	工作要花多少錢、如何核實估算
肆、	計畫期程	什麼時間完成什麼事
伍、	預期效益	量化與質化成果如何檢核
陸、	團隊介紹	讓人知道你們有能力完成
附件	依規定檢附	補助或招標文件要求的資料

接下來依這個順序，逐一說明每個章節可以怎麼寫。

三、前言：動機、概述與執行策略

前言通常是在進入整個計畫之前，說明為什麼要申請或承接這個計畫，以及你們與這項工作有什麼關聯。可以從「動機或概述」與「執行策略」兩部分來寫。

一、動機或概述

申請補助、承接標案的動機，很多時候容易被忽略。但「為什麼要做這些事情」，反而是審查委員常會關注的問題。

如果是補助案，可以沿著這條思考路徑：

如果是勞務採購案，可以更靠近專業服務的角度：

更簡單一點來說，動機與概述就是盤點問題、提出解方。

假如今天發現社區與地方多數參與公共事務的人都是退休族群，因為參與者高齡化，社區活力逐漸不足。進一步盤點後發現，並不是地方完全沒有青年，而是青年找不到進入地方公共事務的方法。為了改善這件事情，我們想培力青年投入社區營造，讓地方公共參與重新充滿活力。

這些內容可以依序寫，也可以倒過來，先寫願景，再說明為什麼要申請補助或承接計畫。

二、執行策略

前面已經盤點了問題、提出解方與願景，策略的重點就是：如何確保這個解方能夠落地執行？

延續剛剛的例子，如果問題出在青年找不到進入公共事務的方法，那麼計畫策略就必須回答：我們要如何培力青年、如何降低參與門檻，又如何真正活化社區公共參與？

策略可以記得三個關鍵字：脈絡、解方、願景。

• 對準脈絡： 如果成因是「沒有公共入口」，策略就要提供「入口」。
• 支撐解方： 如果希望用「培力」回應問題，策略就要說明「如何有效培力」。
• 導向願景： 如果希望公共參與重新充滿活力，策略就要確保「青銀互動」確實可能發生。

四、計畫內容：工作項目

前面已經盤點問題、提出解方與願景，同時也有策略。接下來，計畫內容就是依照這些策略，安排實際要進行的工作。

計畫工項與補助簡章或標案的履約標的、經費額度，有很高的關聯：

• 如果是標案，要依照履約標的逐項呈現，說明每一項工作準備怎麼做，並且符合前面提出的執行策略。
• 如果是補助案，則依照簡章的規定，思考用什麼實踐方法回應提出的問題。例如，要打造低門檻的公共參與入口、讓青銀共創，以及建構分階段的留鄉支持系統，實際上準備辦哪些事情？

怎麼做，通常會和經費表緊密相關。在規劃工項時，可以一邊思考所需經費；但如果沒有經驗，也沒有關係，可以先把想做的事情都寫出來，再來細算經費，看看最後是否超支，或是仍有餘裕。

除了經費，也別忘了考量執行時間與團隊人力是否足夠。

五、計畫經費表

經費如何詳細編列，可以另外閱讀〈經費編列〉。這裡先提醒初學者：不要太輕易忽略每項工作真正需要花費的成本。

一、核實估算

現在很多資訊都可以透過網路或 AI 找到初步資料，但能夠詢價確認的事情，就不要只靠猜測。

過去曾有單位舉辦活動時編列了保險費，卻沒有先向保險人員詢問實際費用，結果高估的保險預算占用了其他工作經費，事後又無法依原規劃核銷，最後只能退回。經費不是寫得越多越安全，而是要有合理的估算基礎。

二、隱形成本

很多工作都有大量的隱形成本。光是人事支出就常常被忽略，哪怕志工不支領工資，也仍然有時間成本。

例如今天想在公園辦野餐活動，你可能先估算音響、帳篷桌椅、垃圾清潔與臨時人力；但沒有想到活動前可能需要處理草地環境與恙蟲風險，在花蓮可能遇到小黑蚊、在宜蘭冬季可能要考慮雨天備案。若活動需要公開播放音樂，還可能涉及音樂公播授權等支出。

於是到執行時，才發現保險、環境整理、音樂授權等經費沒有編列到。

這些事情往往需要大量經驗才能掌握。比較好的方式，是找身邊的朋友、輔導團或相關前輩一起討論，確認自己是否遺漏了什麼。

以我們協會來說，即使是已經有經驗的主管，經費表編完後，仍然會互相檢查是否有遺漏。

三、錢事對應

經費要能撐起工作。假如執行策略提到要辦理「50人的大型工作坊」，經費表卻只編列20人的餐費，工作內容與預算就對不起來。

審查委員也可能注意到過高或過低的估算，例如一整場活動只編500元雜費，是否真的符合工作內容與實際成本？都需要說明得合理。

四、應變風險

許多補助計畫會依照規定辦理經費核銷或實報實銷，因此更需要編列經驗；但各案制度可能不同，仍應以實際規定為準。

更重要的是，請務必留意計畫變更期限。如果執行時發現費用或工作內容已經無法依原規劃完成，應及早確認是否需要、也是否還能辦理變更，不要等到最後才處理。

六、計畫期程

老實說，計畫期程有時候未必是審查委員最花時間閱讀的部分，但它對執行團隊非常重要。

建議撰寫計畫時，盡可能用甘特圖或期程表，把每一項工作在哪個月啟動、需要什麼前置作業、何時完成成果整理，都列出來。這樣不只是方便交給審查單位看，也能提醒自己哪些事情不能拖到最後。

規劃期程時，尤其應該和前面的工作項目、經費與人力互相核對；計畫不只要寫得出來，也要有辦法在期限內執行。

七、預期效益

預期效益通常包含「量化」與「質化」兩部分。

質化效益需要透過實際改變、參與者經驗或其他說明來呈現；量化效益則涉及計畫承諾的數值，往往會直接影響結案時的成果檢核。

例如，預期效益可以像下面這樣整理：

項目	量化	說明
市集辦理	2場	辦理 2場 假日市集
研發產品	1項	研發1項與在地農人結合的產品
田野調查	5份	調查5名耆老，進行口述訪談

屆時撰寫成果報告時，就必須對照計畫書中的數量，說明實際完成多少，以及未達成時的原因。因此，量化目標不是填得越高越好，而是要和工作項目、經費、期程及團隊能力相符。

八、團隊介紹與附件

團隊介紹

很多時候，大家會想把團隊過去的實績全部放進計畫書，反而使審查者很難快速了解團隊的能力。

與其堆疊活動照片或經歷，不如讓讀者能夠一目了然：這個團隊有什麼實力、哪些經驗與本次工作有關、由誰來完成計畫？

相關經驗要盡可能對應這次計畫的內容，讓人理解為什麼由你們來做是合理的。

附件

附件一、附件二、附件三……依照補助簡章或招標文件要求準備即可。特別注意格式、簽章、資格證明及各項資料是否符合規定，不要等到送件前才發現缺少文件。

計畫執行完成後，可接著參考〈成果報告撰寫〉，對照原先目標整理實際成果。