成果報告撰寫

一個計畫從申請、審查、核定到執行，終於完成了課程、活動、訪談、調查，或一項地方公共行動。接下來，卻又遇到另一個問題：「成果報告到底要怎麼寫？」

最常見的寫法，是把每一場活動的日期、照片、參加人數依序放進報告，再寫上「活動圓滿成功」。但是，辦完活動，不一定代表達成計畫原本想解決的問題；而報告很厚，也不代表能讓審查者理解你的工作。

如果說〈計畫撰寫〉是把尚未發生的事情說清楚，那麼成果報告就是反過來回答：

當初承諾做什麼？實際完成了多少？過程中發生哪些變化？留下哪些成果與證據？還有哪些事情沒有完成？

一、成果報告不是活動流水帳

寫成果報告的目的，不只是證明「我們有做事」，而是讓沒有參與計畫的人，也能從報告理解工作如何回應當初的計畫目標。

容易寫成流水帳	成果報告更需要回答
某月某日辦理一場課程	為什麼安排這堂課？它對應哪一項目標？
邀請講師授課	選擇這些主題與講者，是為了回應什麼需求？
活動有民眾參與	原本預計多少人？實到人數如何確認？
活動得到良好反應	問卷或回饋具體指出什麼？有沒有不符合預期的地方？
附上許多活動照片	照片能否辨識活動、日期、工作內容與完成情形？

例如，一場社區工作坊如果只寫「邀請講師授課，活動順利完成」，讀者仍不會知道這項工作究竟帶來什麼。若能說明參與者原本的需求、課程實際回應了哪些問題，以及哪些內容仍需調整，就更有機會呈現活動的意義。

成果報告要同時交代「做了什麼」與「為什麼重要」，但後者必須有實際紀錄支持。

二、動筆以前，先找回核定計畫

成果報告的起點不是新開一份 Word，而是找出最後核定的計畫書或契約。如果計畫期間曾經辦理工作項目、預算、期程的變更，也要一併找到核准紀錄。

必須先拿出來的資料	要確認的事情
核定計畫書／契約	原定目標、工作項目、數量、品質要求、履約內容
審查或修正紀錄	哪些工項、期程或承諾曾經正式調整
期中／期末報告格式	機關要求哪些章節、表格、檔案與送件期限
績效指標表	場次、人次、份數、面積、作品及其他承諾如何計算
經費核定表及變更資料	核定經費、科目調整、支用期間與結報要求

如果是補助案，要以核定內容與補助規定為準；如果是標案，則須對照契約的履約標的、查核點及驗收條件。不要拿最早送出的提案版本作為唯一基準，因為後來可能已經核定修正。

三、成果報告的章節怎麼安排？

每個機關可能提供不同的格式，只要有規定，就應優先遵守。沒有制式格式時，可以依照下面的架構整理。

章節	要寫的重點
前言或成果綜述	計畫原本要處理什麼問題、這一階段完成什麼、整體判斷
計畫進度表	每項工作原定數量、實際執行、完成或未完成狀態
執行情形說明	各工作項目的目的、做法、過程、實際產出與活動紀錄
執行成效	工作之間產生哪些連結？對參與者、團隊或地方有何影響？
遭遇困境與問題分析	哪些事情不如預期、原因為何、採取哪些調整
質化及量化 KPI	將原定指標與實際數據放在一起，說明統計基礎
經費執行情形	依規定對照核定預算、實際支出與結報文件
附件及佐證紀錄	簽到表、問卷、成果照片、出版品、會議紀錄及其他證據

前言應該先寫，還是最後才寫？

建議先整理成果、再回頭完成前言。因為前言並不是把計畫書的申請動機重貼一次，而是要讓讀者快速知道：這段期間究竟完成哪些事情、現階段最重要的成果是什麼、後面還要做什麼。

四、量化績效：把「原本承諾」與「實際完成」放在一起

計畫最容易被檢核的部分，是量化指標，例如活動場次、課程時數、參與人次、出版份數、完成面積或合作單位數。

可以先製作一張表，把核定計畫的目標和實際完成情形對照。以下為假設案例，數字僅用於示範進度表如何呈現，並非任何團隊的實際績效。

這是一組虛構的教學數字。實際填表時，必須逐項對照核定計畫、變更紀錄和完成佐證。

場次超標，不代表成果就一定比較好。 例如原本預計辦 3 場交流，實際辦 5 場，仍要問：增加的場次是否對應原定目的？有沒有產生新的參與機會？又是否影響其他工作？

場次、人次、人數，不要混在一起

指標	計算方式
場次	實際辦理幾場活動
人次	每場參與者加總，同一人參加不同場可重複計入
人數	不重複計算的實際參與人數，須確認統計方法
份數	完成並可辨識的手冊、報告、圖資或成果物
達成率	實際完成 ÷ 原定目標；是否採累計或分期須先確認

有報名資料，不代表人真的到場；有活動照片，也不一定能證明實際人數。若報告前後數字不同，例如進度表、內文、附件的場次不一致，要回到簽到資料與工作紀錄重新確認，不要為了讓數字好看而直接修改。

五、質化成效：不只寫滿意，更要交代改變

質化成果不是在量化表格之外多寫幾段感想。它要回答的是：原本存在什麼問題？計畫做了什麼？因為這個行動，出現哪些可以觀察的改變？還有哪些限制？

情境一：親子共學，不只是一場活動

假設某個社區希望透過親子共學，增加家庭在地方相互認識的機會。成果報告不能只寫「辦理親子活動一場」，也應該整理參與者是否有互動、活動後有沒有繼續交流，以及這些情形是由哪些回饋或紀錄得知。

情境二：跨單位交流，不等於合作已經成熟

假設一項計畫邀請數個地方團隊開會，討論資料共享或共同辦理活動的可能性。成果報告可以交代會議中提出哪些合作方向、是否形成決議，以及後續由誰負責推進。

但若目前只有初步討論，就應寫「開始建立合作基礎」，而不是直接宣稱「已形成完整的區域網絡」。建立合作意願、正式開始合作、合作持續產生成果，是不同的階段。

六、每一個工作項目，怎麼寫得完整？

可以用五個問題整理每一項工作的文字：

例如，一場地方文化體驗活動可以依序說明：原先希望參與者認識哪些文化內容、實際安排了哪些導覽與體驗、報名與實際參與情況、問卷回收方式，以及參與者提出哪些具體回饋。

若活動設有滿意度調查，除了寫平均分數，也應交代問卷題目、有效回收份數及評分尺度。若參與者提出新的觀點或改善建議，可以在有資料支持的情況下進一步討論。

這種寫法，比單純寫「活動滿意度很高、深受好評」更具體。但問卷分數只能代表受訪者對該次活動的回饋，不能直接推論所有參與者已經產生長期行為改變。

七、遭遇困境與調整，不要省略

不少人會擔心把問題寫進成果報告，讓審查者覺得執行不佳，因此只留下成功的部分。但任何需要和地方居民、合作單位、天候與行政制度一起工作的計畫，都可能遭遇變動。

比起把困難藏起來，更重要的是交代清楚：

情境：原先規劃的工作，執行時發現需要調整

假設計畫原定辦理一場戶外活動，卻因為天候不佳而必須延期。報告除了說明活動沒有依原日期辦理，更應交代天候如何影響安全與執行、團隊何時決定調整、是否依規定申請變更，以及新的時程和工作安排。

如果調整原因不是天候，而是參與人數不足、合作單位無法配合，或工作方法不符合居民需求，也應用相同方式說明。重點不是尋找漂亮的理由，而是把問題與處理過程交代清楚。

已完成的成果，要寫成已完成；還在規劃的工作，就應寫成正在規劃。 若涉及核定工作項目、執行期間或交付形式變動，仍須依計畫規定辦理變更。

八、附件、經費與送件前的檢查

成果報告不是把正文寫完就好。正文提出一項成果，附件應盡可能找得到對應證據。 最簡單的做法，是按照工作項目建立資料夾，並讓各項資料有一致的名稱及編號。

成果類型	可整理的佐證資料
課程、工作坊	活動流程、日期與地點、簽到表、照片、課程成果與問卷
訪談、田野調查	訪綱、訪談紀錄、整理成果、必要的授權或同意文件
社群與跨單位串連	會議紀錄、參與單位、討論決議、後續共作紀錄
教材、手冊、地圖	實際成品、檔案或印製照片、使用及公開情形
空間改善、棲地維護	施作範圍、前後照片、工作紀錄、維護及監測資料
經費執行與結報	核定經費表、依規定應備的支出憑證、調整核准紀錄及結算表

活動照片最好有足以辨識內容的圖說，不只是放一張大家坐在教室裡的照片。問卷應說明有效份數與統計方式；涉及受訪者、孩童或個人資料，公開報告及附件時也應注意隱私與授權。

成果報告和經費核銷，是相關但不同的工作

成果報告回答「工作完成了什麼」，經費結報回答「核定款項如何支用」。有些案件會要求兩者一起送件，有些則另有會計查核或結報程序；不要因為成果照片充足，就認為可以取代發票、收據等支出憑證，也不要以為核銷完成，就代表履約成果不需要再接受檢核。

經費細節可另閱讀〈經費編列〉與〈核銷方式〉。