怎麼核銷

很多人以為核銷是計畫做完後，才把所有發票整理好交出去。但其實核銷從經費編列的時候就開始了。因為你決定把錢花在哪裡、付給誰、採用什麼方式付款時，也就決定了後來需要哪些證明資料。

核銷不只是證明「這筆錢有花出去」，還需要讓別人可以確認：支出符合核定用途、發生在允許期間內，而且有可以查核的紀錄。

不論是補助案或標案，都需要有經費依據。以補助案為例，假設原本申請補助 20 萬元，最後只核定 10 萬元，就不能直接沿用原本申請的經費表；必須確認核定函及核定經費表，看看哪些工作項目與金額獲得核准。若是標案，則要對照契約、標價清單及相關請款規定。

以下以「補助案」的核銷方式為例。

一、核定函確認經費項目

上圖是隱匿部分基本資訊的核定函公文。第一個可以注意的地方，是發文日期：民國 115 年 8 月 5 日。接著還要閱讀主旨與說明，確認計畫從什麼時候開始、核定了哪些工作，以及有沒有附帶修正或核銷條件。

有些核定函會直接寫清楚補助金額、限定的經費項目，或要求先修正經費表，這時候就需要依照核定內容處理。

二、認識原始憑證

看過核定函，你可能已經知道計畫能使用經費的期間、受補助的經費項目與金額。接下來要弄懂的是：究竟什麼是「原始憑證」？

原始憑證是經濟業務發生時取得或填製，用來記錄和證明交易發生或完成的單據。簡單來說，就是計畫經費花用的證明，例如發票、收據、領款憑單、電子發票、車票、農民收據、工作費領據等。

這些憑證有不同的形式。一般商店可能開立統一發票、電子發票、免用統一發票收據，或其他依法開立的交易憑證；支付給個人的勞務報酬，則可能需要使用領款憑單。

什麼時候使用領款憑單？

領款憑單的使用時機，主要取決於「錢是付給誰」以及「對方能提供什麼合法憑證」。

付款情況	通常如何準備憑證
支付個人勞務所得	例如外聘講師的講座鐘點費、專家出席費、個人撰稿的稿費，依規定取得個人領據或領款憑單
向公司或店家購買	例如餐點、文具、場地租借，通常取得對方依法開立的發票或收據
搭乘大眾運輸或郵寄	依適用規定取得車票、購票證明或郵資相關憑證
小規模經營者或個人工作室	先確認對方依法應提供的憑證與補助單位是否接受，不能直接以自製領據替代

可以先用一句話記住取得憑證的方向：

不過，這只是方便記憶的口訣，不是所有沒有發票的交易都能改簽領據。實際仍須依交易性質、支付對象及補助規定判斷。

領據／領款憑單製作

在核銷實務中，領款憑單是用來記錄個人領取款項的重要憑證。製作時，最需要確認的是以下三組資訊：

欄位	應確認的內容
支領原因	哪一項計畫、哪個工作項目，以及為什麼要支付
受款人資料	姓名，及依法辦理所得申報、付款查核所需的身分與聯絡資料
款項資訊	領取事由（如講座鐘點費、出席費）、支付金額及必要的扣繳欄位
日期與簽章	領款或支付日期、受款人簽名或適用的付款證明

金額可以依表格需要同時寫阿拉伯數字與國字大寫，以避免辨識不清或遭到塗改。

以上領款憑單可以看到「領款金額」、「代扣稅額」、「代扣健保」、「實領淨額」等欄位。這些欄位與所得稅、二代健保有關，屬於另外需要釐清的付款與申報問題；這裡先把重點放在每筆支付能否留下完整、可核對的原始憑證。

收款人填寫完成、簽署領款資料後，請依規定妥善保存，不要把含有身分證字號、地址、電話或簽章的原始文件直接公開。

三、經費支出明細

確認原始憑證都已整理好後，接下來就需要製作經費支出明細。不同計畫可能使用「經費結報表」、「經費收支明細表」等名稱，但目的都是讓審查或會計人員理解：你的計畫核定補助什麼、最後實際花了多少，以及每筆款項如何歸類。

首先，要確認結報表上的計畫名稱、核定補助文號及補助金額，是否與收到的核定函相符；如需單位用印，也要檢查印章是否清楚、完整。以上圖片就是可以觀察核章位置及經費欄位的例子。

接著最重要的，是把每個經費項目依序填入收支明細。

四、黏貼憑證

有了原始憑證與經費支出明細，接下來就可以整理黏貼憑證了。

「黏貼憑證用紙」（有時簡稱黏貼憑證）是集中整理發票、收據或個人領據的文件。它不只是把單據貼起來，也會搭配經費科目、用途說明及必要的簽名核章，讓這些支出可以依序查核。

黏貼憑證的長相與構造

一張黏貼憑證用紙，通常包含以下區塊：

欄位	要填寫什麼？
編號	依經費支出明細的順序編排，讓每張單據能找到對應項目
金額	這張黏貼憑證所附原始憑證的合計金額
用途說明	記錄這筆費用花在哪裡；有自籌款或核准的勻支，也可依格式註明
憑證黏貼區	整齊放置發票、收據、領款憑單等
科目欄	依核定項目填寫，例如「業務費－印刷費」
核章區	依表格要求，由經辦、會計、負責人等適用人員簽核

一張用紙能放幾張單據，通常要看紙張大小、單據尺寸與機關格式。從整理經驗來說，如果一張紙放到六至八張以上，就可能逐漸不方便檢查；這是整理上的建議，不是統一規定的張數上限。

黏貼憑證實際案例

多張單據貼在同一張時，怎麼編號？

例如一個經費項目在支出明細中編號為「9」，而這一組共有第 25 至第 32 張單據，那麼這張黏貼憑證就可以標為 9-25～32。整理時，也可以依單位規定在各張原始憑證不影響必要內容的位置，標上 9-25、9-26、9-27 等對應編號。

無論最後採紙本黏貼或電子憑證整理，最重要的都是憑證編號、經費支出明細與核定項目能夠互相對應。實際需要送交哪些文件、是否須提供正本、如何保存，仍要以補助機關的要求為準。

支付講師費、稿費或其他個人勞務報酬時，可搭配〈預扣所得稅〉確認所得代碼與扣繳資料。

五、憑證附件

整理好發票、收據或領款憑單後，還有一件容易被忽略的事：有單據，不一定就能看出這筆錢實際用在什麼地方。

例如，辦理課程時購買便當，發票可以證明確實支付了餐費，卻不一定能證明有多少人參與課程、餐點是提供給誰。又或者，委託設計師製作活動海報，付款憑證可以證明設計費支出，但如果沒有海報成果，就難以確認這筆設計費對應的工作是否完成。

因此，部分經費在核銷時，除了原始憑證，還可能需要附上工作完成或實際使用的佐證資料。

不同經費項目，可能需要哪些附件？

經費項目	可以準備的附件	主要用來說明
課程講師費	課程表、簽到表、授課照片或授課紀錄	課程確實辦理、講師授課的日期與時數
活動餐費、便當費	簽到表、活動流程、用餐人數紀錄或其他參與佐證	餐費與活動人數、辦理日期及實際需求相符
海報設計費	完成的海報樣稿、電子檔或實際使用照片	設計工作確實完成，且與計畫活動有關
印刷費	印刷品樣張、成品照片、數量或交付紀錄	實際印製的內容、用途及數量
場地租借費	活動流程、場地使用紀錄、活動照片或租借文件	場地確實用於核定的工作項目
材料費	材料明細、工作照片、製作過程或完成作品	材料確實使用於計畫工作
活動攝影、影像製作費	照片成果、影片檔案、作品連結或交付紀錄	委託的紀錄或製作工作已完成

這張表是協助檢查附件的參考，不是所有補助案共同規定的必備清單。是否一定要附簽到表、需要幾張照片、是否接受電子檔，都應以該計畫的核銷規定及承辦單位要求為準。

附件最好跟著憑證一起整理

假設你辦了一場 20 人參與的社區課程，當天支出講師鐘點費與餐費。整理核銷資料時，除了各自的領款憑單和餐費發票，也可以將課程表、簽到表及活動紀錄放在對應的憑證後面，讓查核者不用翻完整份成果報告，也能知道每筆費用和哪一場活動有關。

六、結語

核銷資料整理完成後，就可以進入最後的檢查與送件。建議依照經費支出明細的順序，重新核對核定經費表、原始憑證、黏貼憑證、相關附件及金額，確認有沒有漏掉任何單據、核章或必要的佐證資料。

接著，依補助簡章、核定函及承辦單位的要求，準備好成果報告和經費結報文件。有些計畫要求核銷資料隨成果報告一起寄送，有些則分開送件，或由受補助單位保存原始憑證備查。請先確認繳交期限、紙本或電子格式、份數及寄送方式，再完成送件。

核銷最重要的不是把單據貼滿，而是讓每筆支出都能回答：這筆錢為什麼花、花在哪裡，以及有哪些資料可以證明。 從活動執行時就把憑證與附件整理好，到了成果報告與經費結報階段，就不必再忙著回頭補找資料。